Cómo Administrar el Tiempo para ser Más Productivo

¿Has sentido que el tiempo vuela?  O que ¿te la pasas todo el día ocupado, pero igual que no avanzas al ritmo que desearías? Eso mismo me sucedía a mí muy a menudo, es por ello que me puse la meta de aprender cómo administrar el tiempo para ser más productiva.

24 horas, 1.440 minutos y 86.400 segundos es lo que tenemos todos cada día.

Al tiempo no le importa quien seas, a donde te encuentres (mientras sea en el planeta Tierra), ni que hagas con él. Nunca te dará ni un minuto más ni uno menos. En ello reside su valor.

El tiempo se escurre, como granos de arena, entre nuestras manos, para no volver más. Los que usan el tiempo con sabiduría son recompensados con una vida rica, productiva y satisfactoria.

Robin Sharma

La administración del tiempo es una habilidad, y como toda habilidad se puede aprender. No importa si eres desordenado o te encanta procastinar y dejar para mañana las cosas que puedes hacer hoy, todos podemos aprender cómo administrar el tiempo para usarlo a nuestro favor.

Yo sufría principalmente del mal “hago mil cosas al día, pero ninguna me conduce al lugar donde quiero ir”. Un mal muy típico entre las personas que somos responsables y aplicadas. El mal de “si pierdo el tiempo que no se note”, esto era tan cierto que ni yo misma lo notaba.

Hasta que leí el capítulo que habla de la administración del tiempo en La semana laboral de 4 horas de Tim Ferris. Este libro, junto al de Metas de Brian Traicy, me ayudaron a comprender que estar ocupada no significaba ser productiva y me dieron herramientas para administrar el tiempo a fin de que cada día me rindiera mejor.

Los planteos de ambos libros junto a mi propia experiencia en como administrar el tiempo es lo que vamos a analizar en este artículo. Sinceramente espero que esta habilidad te sea tan útil como lo ha sido para mí.

Como administrar el tiempo Eficazmente y Eficientemente

Cuando eres eficaz haces cosas que te acercan a tus metas, es decir, a lo que deseas alcanzar.

Mientras que, cuando eres eficiente llevas a cabo una tarea determinada de la manera más económica posible. Sin detenerte a preguntar si esa tarea es importante o no lo es.

Generalmente nos resulta más fácil buscar ser eficientes. ¿Cómo puedo escribir artículos más rápido? ¿Cómo puedo organizar mejor mi correo electrónico? ¿De qué manera puedo conseguir más seguidores en Instagram?

Sin embargo, cuando nos centramos en el cómo, pero perdemos de vista lo que hacemos, todo pasa a ser una pérdida de tiempo.

Porque lo que hacemos es infinitamente más importante que cómo lo hacemos.

En las mejores palabras de Tim Ferris:

1. Hacer algo intrascendente bien, no lo convierte en importante.
2. Si una tarea exige mucho tiempo, no se convierte en importante.

Cuando hablamos de la administración del tiempo tenemos que centrarnos tanto en la eficiencia como en la eficacia. Tenemos que alcanzar los resultados que pretendemos, optimizando de la mejor manera nuestros recursos. En este caso nuestro recurso primordial es el tiempo.

Para lograrlo veamos a continuación dos leyes claves.

Ley de Pareto

Vilfredo Pareto fue un economista y sociólogo italiano que vivió hace más de 100 años y nos legó la famosa Ley del 80-20.

En su obra Cours d’économie politique de 1896, aparece una distribución de ingresos conocida también como el principio del 80-20, en el que describe como siempre es una proporción pequeña la que contribuye a la mayor parte del efecto.

Si bien en un principio su ley fue aplicada a la economía para comprobar como el 80% de la riqueza estaba en manos y la producía el 20% de la población, ésta se ha hecho extensiva a todo tipo de áreas de la vida.

El 80% de las ganancias del negocio devienen del 20% de los clientes.

El 80% de los visitantes del blog provienen del 20% de los artículos.

Si lo vemos al revés el 20% de las actividades que realizas en un día te conducen al 80% de los resultados.

Si tienes una lista de 10 cosas que completar, 2 de ellas serán más valiosas que las otras 8 juntas. A veces, incluso es aplicable la regla de 90/10. Muchas veces una única tarea, tendrá más valor para conducirte hacia tu meta que las otras 9 juntas. El problema es que esa tarea es la que generalmente dejamos para mañana.

Ley de Pareto aplicada

En el pasado mi agenda estaba llena de actividades como:

• Responder mails.
• Publicar en Instagram.
• Hacer pines.
• Promocionar el manual.
• Tomar fotos de libro.
• Elegir portadas que me inspiren.
• Comenzar el nuevo artículo.
• Planear el próximo capítulo.

Sin embargo, hoy en día mi lista de actividades se ve más bien así:

• Escribir artículo para el blog (al menos 1000 palabras).
• Escribir capítulo del libro (al menos 1500 palabras).

Lo primero que hay que hacer es interpretar qué queremos conseguir y luego cuáles son las 2 o 3 actividades que me conducen realmente a ello. Desde ya te aclaro que puede no ser tan fácil como parece, porque estamos acostumbrados a llenarnos de actividades sin distinguir su real importancia.

Mi objetivo era aumentar el tráfico en el blog, entonces pensaba “tengo que publicar más en las redes sociales, tengo que mandar más mails a los suscriptores, etc”. Pero cuando fui a ver las analíticas lo cierto es que el tráfico venía mayoritariamente de forma orgánica gracias a los artículos del blog. Es por ello que ahora mi meta es escribir más artículos.

Antes, entre todas las cosas que tenía que hacer, me resultaba muy fácil “patear” para otro día la actividad más importante para el crecimiento del blog o el lanzamiento del próximo libro. Pero actualmente me resultaría imposible hacerlo porque si dejase esas dos tareas para el día siguiente simplemente me quedaría sin actividades para ese día.

Cuando interpretas cuál es el 20% de las actividades que te traen el 80% de los beneficios es muchísimo más fácil saber como administrar el tiempo.

Tienes que dedicarte de lleno a invertir tu tiempo en realizar ese 20% de las actividades.

Ley de Parkinson

Cyril Northcote Parkinson fue un historiador y autor británico que vivió algunos años después que nuestro amigo Pareto y nada tiene que ver con la enfermedad que lleva su apellido.

En 1955 en un artículo en The Economist escribió por primera vez la que sería conocida como la famosa Ley de Parkinson. En ella explica como el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine.

Esto significa que una tarea crecerá en importancia y complejidad (percibidas) de acuerdo al tiempo que se le asigne para realizarla. Al mismo tiempo, la tarea aumentará hasta ocupar todo el tiempo del que se disponga.

Si lo piensas todos hemos sufrido del mundialmente conocido mal de trabajar por trabajar. 

Existe un pacto silencioso al que todos hemos adherido. En él se convino que el horario de trabajo base es de 8 horas, de allí para arriba puedes trabajar todo lo que quieras. Pero no se te ocurra hacerlo a la inversa porque serás maldecido por el Dios Cronos. (Dios del tiempo de la Antigua Grecia.) ?

Cuando eres empleado te pagan por horas y cuando eres emprendedor generalmente has sido empleado antes o estás rodeado por miles de empleados, entonces también asumes que trabajar 8 horas es lo correcto.

Pero lo cierto es que el trabajo vale por resultados no por tiempo.

Y mientras más tiempo le coloques más tiempo te tomará realizarlo. Si tenemos 8 horas, llenamos 8 horas, pero si tenemos 10 horas llenamos 10 horas. Mientras que si tienes que trabajar medio día porque tienes un turno al médico por la tarde, mágicamente realizas todo lo que harías en 8 horas en sólo 4.

Ley de Parkinson aplicada

Gracias a la cuarentena que se produjo por la pandemia del COVID 19 pude experimentar la Ley de Parkinson en carne propia.

Pasé de ir a un trabajo en el que permanecía 8 horas a realizar las mismas tareas en mi hogar en un promedio de 3 horas. ¿Y sabes cuál fue la mejor parte? que el Dios Cronos no se enojó, más bien al contrario, me dejó más tiempo libre para invertir en el blog. ?

Los mejores dos tips para administrar el tiempo

A partir de la aplicación de ambas leyes lo mejor que podemos hacer para administrar el tiempo es:

1. Limitar tus tareas a las importantes, para trabajar menos tiempo (ley de Pareto).
2. Acortar el tiempo de trabajo para limitar tus tareas a las importantes (ley de Parkinson).

Cuando usamos ambas leyes juntas, lo primero que tenemos que hacer es identificar cuál es nuestro 20%, es decir, aquellas actividades que te generan más resultados. Luego, establecer plazos muy cortos para realizar esas actividades.

Para ayudarnos con esto, hay dos preguntas que nos propone Tim Ferris que nos hagamos constantemente. Y puedo asegurarte que estas dos preguntas son geniales y te cambian la forma de utilizar el tiempo:

1. ¿Estoy siendo productivo o solamente activo?
2. ¿Me estoy inventando cosas que hacer para no hacer lo importante?

Las respuestas a estas dos preguntas te indicarán si estás moviéndote en la dirección correcta por la autopista o si estás yendo a pie por medio del monte mientras te distraes y aparentas dedicación.

Estrategia para Administrar el Tiempo.

¿Quieres sentirte como el primogénito de Cronos? O ¿Quieres ser una campeona en administración del tiempo? ¡Pues yo también!

Es por ello que he tomado un poco de aquí y un poco de allí, hasta armar una estrategia para administrar el tiempo que la denomino infalible.

7 pasos para administrar el tiempo  

Para dejar de sentir que el tiempo se nos escurre entre los dedos como si fuese agua aquí van los 7 pasos claves sobre como administrar el tiempo.

1. Identifica tu meta u objetivo.

¿Deseas aumentar tus ganancias un 20%? ¿Quieres bajar 4kg de peso? ¿Te gustaría tener escrito tu libro para fin de año? ¿Quieres crear tu blog para dedicarte a lo que te gusta?

Cuando tienes claridad hacia donde quieres dirigirte es más fácil delinear el camino.

Por ello es esencial que en primer lugar sepas cuál es el resultado que deseas obtener para evitar perder el tiempo mientras andas a ciegas dando pasos en falso.

Si quieres saber más sobre objetivos y metas te sugiero que leas: cómo establecer metas.

Veamos un ejemplo para que sea más claro.

Mi meta es tener un 30% más de lectores en el blog para septiembre de este año.

Luego, al comienzo de cada mes escribo cuál es el resultado que deseo obtener ese mes que me acercará a esa meta. Por ejemplo, si faltan 3 meses para septiembre, al inicio de julio escribiré: “Aumentar en un 10% los lectores del blog”.

2. Haz una lista de cosas que hacer.

La herramienta básica de la administración del tiempo es una lista. Lo sé, es una idea trillada, pero definitivamente es porque funciona.

La lista de cosas que hacer puede ser semanal y diaria.

A mí particularmente me ha resultado muy útil hacer una lista semanal el día domingo. En ella indico las actividades más importantes que quiero completar esa semana. Este panorama general que me brinda la lista semanal me ayuda a dividir mejor lo que tengo que hacer cada día.

Pero si te parece mucho enredo hacer una lista semanal y una lista diaria, opta por hacer sólo esta última.

Lo mejor es escribir la noche anterior lo que tienes que hacer al día siguiente, de esa manera te levantarás enfocado y no perderás tiempo valioso de la mañana organizando ese mismo día.

3. Separa lo urgente y el relleno de lo importante

Teniendo en cuenta la Ley de Pareto es el momento de identificar en la lista de cosas que hacer qué es urgente, qué es relleno y qué es importante.

Lo urgente generalmente viene determinado por presiones y exigencias externas que pueden ser llamadas telefónicas, responder emails, reuniones, etc.

El relleno son todas esas actividades extras que si bien no tienes la prisa para completarlas como sucede con las urgentes te toman tiempo y ocupan espacio mental. Para diferenciarlas claramente pregúntate ¿Cuáles son las tres actividades que utilizo para rellenar el tiempo y sentir que estoy siendo productivo?

Si bien las tareas urgentes y de relleno pueden confundirse con auténtico trabajo, la diferencia principal frente a las importantes, es que las primeras no producen resultados.

Para hacer esta distinción entre tareas importantes y urgentes/relleno ten siempre presente cuál es tu meta.

Las tareas importantes son ese 20% que nos conduce al 80% de los resultados.

Continuando con el ejemplo del blog, mi tarea importante es escribir artículos mientras que algunas de las tareas urgentes/relleno son publicar en redes sociales, mandar mails a los suscriptores, organizar las categorías y etiquetas, etc.

4. Indica el tiempo que te tomará.

Ahora retomando la Ley de Parkinson indica cuánto tiempo va a tomarte realizar la tarea importante y cuánto tiempo vas a dedicar a realizar las tareas urgentes/relleno.

Para hacer esto recuerda que mientras menos tiempo sea mejor es.

Imagínate que es tu cumpleaños y no quieres pasar todo el día trabajando.

Genérate una sensación de urgencia que te obligue a comprimir los horarios. Pronto verás como hacer algo que te tomaba 2 horas, ahora te toma sólo 30 minutos.

Yo solía pasar muchas horas y días trabajando en un artículo. Mientras que ahora le dedico 2 horas por la mañana, entre 2 y 3 días a la semana depende de la extensión del mismo. Y si te preguntas si la calidad ha bajado, puedo asegurarte que no, lo que sucede ahora es que me distraigo mucho menos y me concentro mucho mejor.

5. Haz la tarea más importante en primer lugar

Céntrate en la tarea más importante en primer lugar y no te distraigas hasta que la hayas terminado.

La tarea más importante suele ser la que más nos incomoda hacer y la que más esfuerzo nos demanda. Es esa tarea que si sale mal conlleva la posibilidad de fracasar o ser rechazado, mientras que si sale bien nos acerca a nuestra meta.

Aquí van 4 consejos para que te sea más fácil completar la tarea importante:

I.     Utiliza la mañana

¿Has notado que el 90% de las personas exitosas realizan las tareas importantes por la mañana?

Esto se debe a que a la mañana no solo estamos más descansados, sino que también nuestro diálogo interno es menor y por ende tenemos menos posibilidades de sabotearnos a nosotros mismos.

Además, las interrupciones en forma de urgencias son menos comunes bien temprano por la mañana.

Sumado esto, si completas tu tarea más importante por la mañana estarás el resto del día mucho más satisfecho contigo mismo.

Justamente por ello personas como Rachel Hollis se levantan a las 5 de la mañana para escribir un nuevo libro, mientras otras como Michelle Obama se levantan a las 5 am para hacer ejercicio.

En reiteradas ocasiones cuando arranqué con el blog y mantenía un trabajo típico de oficina me levantaba 2 horas antes para tener tiempo para trabajar en el blog antes de ir a la oficina, y eran las 2 horas mejor invertidas del día.

II.     Pon en pausa todo aquello que te quita productividad.

Mi éxito se debe más a mi capacidad para trabajar continuadamente que a cualquier otra cualidad.

Thomas Edison.

Durante el tiempo que hayas delimitado para realizar la tarea importante asegúrate de no ser interrumpido.

Mi mayor tentación es mirar el celular para ver las redes sociales. Por ello cuando me dispongo a realizar la tarea más importante suelo dejarlo en silencio en el otro cuarto. También, tengo desactivadas todas las notificaciones de la computadora.

III.     Crea una rutina de trabajo.

La constancia y regularidad que nos brinda la rutina le ayuda a nuestro cerebro a interpretar qué es lo que tiene que hacer.

Crea una rutina que tu cerebro interprete como modo productivo.

Fíjate que es útil para ti, puede ser hacerte una taza de café, ponerte ropa cómoda, poner música suave de fondo o prender un aromatizante.

IV.     Ten siempre presente tu meta.

Al comenzar cada día yo suelo escribir mi propósito en el margen de la agenda. De esta manera me recuerdo a mí misma porqué debo esforzarme en realizar la tarea más importante ahora.  

6. Pregúntate a ti mismo

Al menos dos veces al día durante el horario de trabajo pregúntate:

1. ¿Estoy siendo productivo o solamente activo?
2. ¿Me estoy inventando cosas que hacer para no hacer lo importante?

Estás preguntas te mantendrán enfocado.

7. Organiza las tareas urgentes y de relleno.

Para las tareas urgentes y de relleno te recomiendo que:

• Has las tareas urgentes primero para liberar la tensión cuanto antes.
• Agrupa cosas similares y llévalas a cabo juntas. El ejemplo más simple es el de responder mails. En vez de responder un mail a las 10am, otro a las 11am, y otro a las 15pm, déjalos que se junten y establece 1 o 2 horarios para responder mails.
• Identifica aquello que puedas automatizar y hazlo. Hoy en día hay muchas herramientas que nos permiten automatizar mails, posts en redes sociales, etc.
• Reconoce aquello que puedas delegar y hazlo. A las personas que somos un poco controladoras esto nos cuesta muchísimo, pero debemos aprender que para que el tiempo nos rinda mejor habrá cosas que tenemos que delegar.
• Identifica aquello que puedas eliminar y hazlo. Muchas veces nuestra lista de cosas que hacer incluyen actividades irrelevantes que no te conducen a ningún resultado y son una maldita pérdida de tiempo. En cuanto te encuentres frente a una de ellas elimínalas sin cargo de conciencia.

Consejos para administrar el tiempo

Después de 3mil palabra quiero decirte que lo cierto es que no se puede administrar el tiempo, sólo nos podemos administrar a nosotros mismos. Es por ello que la gestión del tiempo necesita de una buen dósis de disciplina y autocontrol. Por fortuna, son dos características que pueden aprenderse y mejorar con la práctica diaria.

El tiempo es nuestro recurso más valioso y en cuanto comiences a aplicar los 7 pasos notarás como los beneficios de administrar el tiempo se expanden a otras áreas de tu vida.

¡Ahora es tu turno! ¿Te ha gustado el artículo? ¿Cuál de los 7 pasos consideras que es más importante?

Me encantaría leerte en los comentarios. ?

Te invito a que nos sigas por las redes sociales para no perderte de nada.

Un abrazo y, ¡hasta pronto!